KVKK Nedir? KVKK Verbis Kaydı Nasıl Yapılır?

    KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) Nedir?

    7 Nisan 2016 tarihinde yayımlanarak yürürlüğe giren 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu; kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere, kişilerin temel hak ve özgürlüklerini koruma, kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri, uyacakları kuralları düzenleme amacını taşımaktadır.

    Kişisel verilerin elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması veya sınıflandırılması gibi her türlü işlem; kişisel veri işleme olarak kabul edilmektedir ve kanunda düzenlenen kurallara uygun olmalıdır.

    İnternet üzerinden iş ve işlemler gerçekleştiren her kurum 5651 sayılı Kanun’a; kişisel bir bilgi tutan her kurum ise Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na tabidir.

    https://kvkk.gov.tr/

    Kişisel Veri Nedir?

    Kanundaki tanımıyla; kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade etmektedir. Kişinin adı, soyadı, vatandaşlık numarası, banka bilgileri gibi pek çok başlıkta sınıflandırılmaktadır.

    Kimler Kişisel Verileri Koruma Kanuna Tabidir?

    Kişisel veri bulunduran, aktaran ya da saklayan her gerçek ya da tüzel kişi KVK Kanunu’na uymakla yükümlüdür.

    Verbis’e Kayıt Yükümlülüğü Nedir?

    Yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları ile yurt dışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları için VERBİS’e kaydolmak zorunludur.

    Kanuna Göre Belirlenen Cezalar Nelerdir?

    Farklı başlıklarda 5.000 TL ile 1.000.000 TL arasındaki tutarlarda idari para cezaları uygulanmaktadır.

    Veri Sorumlıları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS) Nedir?

    6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (“Kanun”) 16 ncı maddesine göre kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularının kişisel veri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline (“Sicil”) kaydolması gerekmektedir. Bu kapsamda, Başkanlığımızca Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (“VERBİS”) hazırlanmış olup veri sorumluları bu sisteme kayıt olacaklardır.
    VERBİS; kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin, kişisel veri işlemeye başlamadan önce kaydolmaları gereken ve işlemekte oldukları kişisel verilerle ilgili kategorik bazda bilgi girişi yapacakları bir kayıt sistemidir.

    VERBİS’e Kayıt Nasıl Gerçekleştirilir?

    Kişisel Verileri Koruma Kurumunun (“Kurum”) internet sitesi olan
    www.kvkk.gov.tr aracılığıyla giriş yapılır. Ekrana gelen sayfada yer alan VERBİS butonuna tıklanır ve ilgili alanlar doldurularak VERBİS’e kayıt olunur.

    Verbis İle Hangi İşlemler Yapılabilir?

    VERBİS, Sicile kayıt yükümlülüğü olan veri sorumluları için;

    Yurtiçinde Yerleşik Gerçek / Tüzel Kişi,

    Yurtdışında Yerleşik Gerçek / Tüzel Kişi,

    Kamu Kurum ve Kuruluşları olmak üzere 3 farklı yapı şeklinde kurgulanmıştır.

    Bu kapsamda VERBİS ekranları aracılığıyla;

    • Veri sorumlusu yönetici girişi,
    • Veri sorumlusu temsilcisi bildirimi,
    • Kamu kurumlarınca belirlenen koordinasyon görevlisinin bildirimi konularında sistem üzerinden bilgi girişi yapılarak başvuru formu oluşturulmasına,
    • Başvuru formunun Başkanlığımıza ulaşması üzerine sistem üzerinden kullanıcı adı ve parola oluşturularak veri sorumlusuna iletilmesine,
    • Kullanıcı adı ve parola kullanılarak sisteme giriş yapılması,
    • İrtibat kişisi atamasının yapılması,
    • Veri sorumlusunun işlemekte olduğu kişisel verilerle ilgili irtibat kişisi tarafından veri kategorileri,
    • İşleme amaçları,
    • Saklama süreleri,
    • Alınan teknik ve idari tedbirler,
    • Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları,
    • Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler ve veri konusu kişi gruplarına ait kategorik bazda bilgi girişi yapılarak kayıt yükümlülüğünün yerine getirilmesine,
    • İlgili kişilerce VERBİS’te yer alan kategorik bazdaki bilgilerin görülebilmesine,
    • Sicilde yer alan bilgilerde her zaman değişiklik yapılabilmesine, imkan sağlanmıştır.

    Yurtiçinde Yerleşik Gerçek Kişi Veri Sorumlularının Sicile Kaydı Nasıl Yapılır?

    • Yurtiçinde yerleşik gerçek kişi veri sorumlularınca VERBİS ana sayfada yer alan“Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapılır.
    • İlgili alanlar doldurularak PDF formatında başvuru formu sistemden oluşturulur.
    • Oluşturulan formun çıktısı alınarak ıslak imzalı belge şeklinde Kurumun posta adresine posta yoluyla iletilir veya varsa kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi üzerinden PDF formatındaki dosya eklenerek Kurumun KEP adresine iletilir.
    • Kurum tarafından yapılan değerlendirme sonucunda, başvuru formunda belirtilen elektronik posta adresine “kullanıcı adı” ve “parola” gönderilir.
    • Veri sorumlusu olan gerçek kişi tarafından “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapıldıktan sonra Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi “irtibat kişisi” olarak atanır. (veri sorumlusu, irtibat kişisi olarak kendisini atayabileceği gibi bir başka kişiyi de atayabilecektir.)
    • Atanan irtibat kişisi tarafından VERBİS ana sayfada yer alan “Sicile Kayıt” butonu aracılığıyla giriş yapılır ve gelen ekranlara bilgi girişi yapılarak Sicile kayıt işlemi sonuçlandırılır.

    https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=6698&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=5

    Yurtiçinde Yerleşik Tüzel Kişi Veri Sorumlularının Sicile Kaydı Nasıl Yapılır?

    • Yurtiçinde yerleşik tüzel kişi veri sorumlularınca VERBİS ana sayfada yer alan “VeriSorumlusu Yönetici Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapılır.
    • İlgili alanlar doldurularak PDF formatında başvuru formu sistemden oluşturulur.
    • Oluşturulan formun çıktısı alınarak ıslak imzalı belge şeklinde Kurumun posta adresine posta yoluyla iletilir veya varsa kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi üzerinden PDF formatındaki dosya eklenerek Kurumun KEP adresine iletilir.
    • Kurum tarafından yapılan değerlendirme sonucunda, başvuru formunda belirtilen elektronik posta adresine “kullanıcı adı” ve “parola” gönderilir.
    • Veri sorumlusu olan tüzel kişi tarafından “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapıldıktan sonra Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi “irtibat kişisi” olarak atanır. Veri sorumlusu, irtibat kişisi olarak tüzel kişilik bünyesinde çalışan bir kişiyi atayabileceği gibi tüzel kişilik dışında bir kişiyi de atayabilecektir.
    • Atanan irtibat kişisi tarafından VERBİS ana sayfada yer alan “Sicile Kayıt” butonu aracılığıyla giriş yapılır ve gelen ekranlara bilgi girişi yapılarak Sicile kayıt işlemi sonuçlandırılır.

    Yurtidışında Yerleşik Gerçek ve Tüzel Kişi Veri Sorumlularının Sicile Kaydı Nasıl Yapılır?

    • Yurtdışında yerleşik gerçek veya tüzel kişi veri sorumlularının öncelikle “veri sorumlusu temsilcisi” ataması ve bu atamaya ilişkin onaylı belgeyi ıslak imzalı şekilde
    • Kurumumuza iletmesi gerekmektedir. Atanacak veri sorumlusu temsilcisi Türkiye’de yerleşik bir tüzel kişi veya Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi olmalıdır.
    • Atanan veri sorumlusu temsilcisi tarafından, veri sorumlusu adına VERBİS ana sayfada yeralan “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapılır.
    • İlgili alanlar doldurularak PDF formatında başvuru formu sistemden oluşturulur.
    • Oluşturulan formun çıktısı alınarak ıslak imzalı belge şeklinde Kurumun posta adresine posta yoluyla iletilir veya varsa kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi üzerinden PDF formatındaki dosya eklenerek Kurumun KEP adresine iletilir.
    • Kurum tarafından yapılan değerlendirme sonucunda, başvuru formunda belirtilen elektronik posta adresine “kullanıcı adı” ve “parola” gönderilir.
    • Veri sorumlusu temsilcisi tarafından “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapıldıktan sonra Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi “irtibat kişisi” olarak atanır. Veri sorumlusu temsilcisi, irtibat kişisi olarak veri sorumlusu temsilcisi bünyesinde çalışan bir kişiyi atayabileceği gibi bünyesi dışında bir kişiyi de atayabilecektir.
    • Atanan irtibat kişisi tarafından VERBİS ana sayfada yer alan “Sicile Kayıt” butonu aracılığıyla giriş yapılır ve gelen ekranlara bilgi girişi yapılarak kayıt işlemi sonuçlanır.

    Hangi Veri Sorumluları Verbis’e Kayıt Olmakla Yükümlüdür?

    Kanunun 16 ncı maddesine göre, kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin
    kişisel veri işlemeye başlamadan önce Sicile kaydolmaları gerekmektedir. Bu kapsamda,
    Türkiye’de yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları, yurtdışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları ile kamu kurum ve kuruluşu veri sorumlularının Türkiye’de kişisel veri işlemeleri halinde genel kural olarak VERBİS’e kayıt olmaları gerekmektedir.
    Bununla birlikte Kanunun 16 ncı maddesine göre Kurulca istisna getirilmiş olan veri
    sorumluları için VERBİS’e kayıt yükümlülüğü bulunmamaktadır.

    Hangi Veri Sorumluları Kanun Gereği Sicile Kayıt Yükümlülüğünden İstisnadır?

    Kanunun 16 ncı maddesine göre, kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin
    kişisel veri işlemeye başlamadan önce Sicile kaydolmaları gerekmektedir. Bununla birlikte
    Kanunun 28 inci maddesinde belirtilen faaliyetleri gerçekleştirmesi halinde veri
    sorumlularının, Sicile kayıt esnasında bu kişisel verilerle ilgili VERBİS’e bilgi girişi yapması zorunlu değildir.

    Hangi Veri Sorumluları Kurul Kararları Uyarınca Sicile Kayıt Yükümlülüğünden İstisnadır?

    Kanunun 16 ncı maddesinde, “işlenen kişisel verinin niteliği, sayısı, veri
    işlemenin kanundan kaynaklanması veya üçüncü kişilere aktarılma durumu gibi Kurulca
    belirlenecek objektif kriterler göz önüne alınmak suretiyle Kurul tarafından, Veri
    Sorumluları Siciline kayıt zorunluluğuna istisna getirilebilir” hükmü yer almaktadır.
    Bu hüküm doğrultusunda Kurulca bazı veri sorumluları için Sicile kayıt yükümlülüğüne
    istisna getirilmiştir.

    Bu kapsamda alınmış olan 2018/32 sayılı Kurul Kararı 15.05.2018 tarihli Resmi Gazete’de; 2018/68, 2018/75 ve 2018/87 sayılı Kurul Kararları ise 18.08.2018 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.

    Buna göre;

    • Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla yalnızca otomatik olmayan yollarla kişisel veri işleyenler,
    • 18/01/1972 tarihli ve 1512 sayılı Noterlik Kanunu uyarınca faaliyet gösteren noterler,
    • 04/11/2004 tarihli ve 5253 sayılı Dernekler Kanununa göre kurulmuş derneklerden,
    • 20/02/2008 tarihli ve 5737 sayılı Vakıflar Kanununa göre kurulmuş vakıflardan ve Sorularla Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS)
    • 18/10/2012 tarihli 6356 sayılı Sendikalar ve Toplu İş Sözleşmesi Kanununa göre kurulmuş sendikalardan yalnızca ilgili mevzuat ve amaçlarına uygun, faaliyet alanlarıyla sınırlı ve sadece kendi çalışanlarına, üyelerine, mensuplarına ve bağışçılarına yönelik kişisel veri işleyenler,
    • 22/04/1983 tarihli ve 2820 sayılı Siyasi Partiler Kanununa göre kurulmuş siyasi partiler,
    • 19/03/1969 tarihli ve 1136 sayılı Avukatlık Kanunu uyarınca faaliyet gösteren avukatlar,
    • Gümrük müşavirleri,
    • Arabulucular,
    • 01/06/1989 tarihli ve 3568 sayılı Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanunu uyarınca faaliyet gösteren Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve Yeminli Mali Müşavirler,
    • Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olan gerçek veya tüzel kişi veri sorumlularından ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmayanlar,
    • VERBİS’e kayıt yükümlülüğünden istisna tutulmuştur. Bu kapsamdaki veri sorumluları kayıt yükümlüsü olmamakla birlikte VERBİS’e kayıt yaptırmaları mümkündür.
    • Bununla birlikte, Sicile kayıt yükümlülüğünden istisna olma durumunun Kanun hükümlerinden de istisna olmak anlamına gelmediği unutulmamalıdır.

    Veri Sorumlusu Olan Tüm Gerçek Kişilerin Sicile Kayıt Olması Gerekir Mi?

    Faaliyetleri kapsamında, Türkiye sınırları içerisinde kişisel veri işleyen tüm gerçek
    kişi veri sorumluları genel kural olarak Sicile kayıt olmakla yükümlüdür. Buna göre, Kanun
    hükümleri veya Kurul kararlarıyla istisna tutulanlar hariç olmak üzere tüm gerçek kişi veri
    sorumlularının Sicile kayıt olması gerekmektedir.

    Veri Sorumlusu Olan Tüm Tüzel Kişilerin Sicile Kayıt Olması Gerekir Mi?

    Faaliyetleri kapsamında, Türkiye sınırları içerisinde kişisel veri işleyen tüm tüzel
    kişiler genel kural olarak Sicile kayıt olmakla yükümlüdür. Buna göre, Kanun hükümleri veya Kurul kararlarıyla istisna tutulanlar hariç olmak üzere tüm tüzel kişi veri sorumlularının Sicile kayıt olması gerekmektedir.